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一、差旅费的报销范围
会计人员大概都能感觉到差旅费报销有些与众不同，差别在于差旅费报销单的样式会单独设计，差旅费报销单的信息很写实，需要详细填写行程与费用明细。
差旅费可报销的内容一般包括：①长途交通费（机票、火车票、长途汽车票、轮船票等）；②市内交通费（出租车票、公交车票、地铁票、过桥过路费、停车费）；③住宿费；④餐费（出差人正常餐饮）；⑤杂费（行李托运费、订票费）；⑥出差补贴（无票据，现金发放）。有个很有趣的现象给大家分享一下，公司的差旅费报销制度大都会提及员工出差可选乘的交通工具，并规定不同级别的员工可选乘何种交通工具，可选择哪档座次。交通工具一般分飞机、火车、高铁、轮船、汽车四种，几乎每家公司写《差旅费报销制度》时都会一样不落的罗列一遍。我做了近20年会计，仅仅在烟台一家企业见到过轮船票，轮船票在其余企业从未冒过泡。大家为什么会先知先觉地把没影的事写进制度呢，我一直怀疑不同公司的《差旅费报销制度》都是从一个源头借鉴过来的。
除了交通工具的选乘有标准，《差旅费报销制度》还会约定员工住宿的标准。基本思想是，员工级别越高，“官”越大，住宿标准越高。
二、出差补贴如何报销
员工出差一般都会按天数计算出差补贴。出差天数怎么算呢？不同公司有不同的算法。聊举几例，①算头不算尾或算尾不算头，如3月1日出行，3月8日返回，算7天，这是多数公司采用的算法；②头尾都算，如上例，算为8天，这是对员工最有利的算法；③根据出行与返回的时间点判断，如出行为12点以前，算作1天，如返回为12点以后，算作1天。
出差补贴如何报销，以前这是没有争议的话题。出差一天补助现金若干，直接计入差旅费中报销即可。现在呢，在部分省市继续此种操作恐怕不妥了，譬如，北京的税务就不认可此做法，如不能提供发票，出差补贴一律要并入当月工资计征个人所得税。
三、容易混淆在差旅费中的其他费用
差旅费有个显著特征，大都会有异地往返的机票、火车票等。要注意了，并非有机票、火车票的异地出行都能作差旅费报销。这涉及到六种情形，不同情形当记录于不同科目。
第一种情形，员工因工作原因发生的交通费，在差旅费科目报销；第二种情形，因业务往来，客户人员在单位报销的交通费作为业务招待费报销；第三种情形，员工的探亲、团建等发生的交通费，在职工福利费科目报销；第四种情形，员工在外地学习培训发生的交通费，作为职工教育经费报销。第五种情形，员工赴外地参加会议发生的交通费，作为会议费报销；第六种情形，公司在筹建期间，员工发生的交通费在开办费中报销。
譬如，公司组织员工旅游发生的费用就不能列支为差旅费，这么做了，会有逃税之嫌。正确做法是，将员工旅游费并入员工工资一并计征个税。
此外，差旅费中还不能列支以下内容：外部人员来公司考察、调研发生的差旅费；员工出差时发生的商务宴请费。
外部人员来公司考察、调研发生的交通、住宿费，需在业务招待费中列支。譬如，做年报审计，审计人员来公司时发生的差旅费如由被审计公司承担，只能记作“业务招待费”，不能全额在企业所得税前扣除。考虑过这里面的税收筹划思维吗？审计人员的差旅费不妨改由会计师事务所承担，与被审计单位结算时做大审计费（加上差旅费）即可。
有个细节要注意，员工出差时本人的日常餐费不必在招待费列支，可作为差旅费报销。但员工出差时有商务宴请的，此时发生的餐饮费，则需在招待费中列支，不能将之作为差旅费报销。
四、员工交通费的进项扣除新规
自2019年4月1日起，纳税人购进国内旅客运输服务,其进项税额允许从销项税额中抵扣。具体涉及四种情形：
第一，取得增值税电子普通发票的，为发票上注明的税额；
第二，取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的，按照下列公式计算进项税额：航空旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷ (1+9%)× 9% ；
第三，取得注明旅客身份信息的铁路车票的，按照下列公式计算的进项税额：铁路旅客运输进项税额=票面金额÷ (1+9%)× 9% ；
第四，取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的，按照下列公式计算进项税额：公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷(1+3%)× 3%。
按这一规定，火车票、飞机票以及实名的汽车票、轮船票费用报销时进项可计算扣除，打车票则不能做进项扣除。
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